よくある状況
- ・依頼がメール・フォーム・電話メモに散らばる
- ・不足情報の確認が毎回発生する
- ・起票や担当者共有が遅れる
対応業務・ユースケース
受付・確認・記録が多い業務から、AI社員化を始める。
ダエンテクノロジーでは、最初から広範囲を変えるのではなく、毎日発生し、手作業が残りやすい1つの業務から始めます。
AI社員が整理・下書き・起票案・更新案を作り、担当者が確認して進めます。
代表的な業務例
以下は、初期導入しやすい代表例です。記載のない業務でも、受付・確認・記録が多い業務であれば相談できます。
AI社員化しやすい業務
以下のような業務は、最初のAI社員化に向いています。
- ・毎日または毎週、繰り返し発生する
- ・メール、フォーム、PDF、Excel、台帳、CRMを見て処理している
- ・確認、分類、転記、下書き、起票が多い
- ・情報不足による確認戻しが多い
- ・担当者ごとに判断や書き方がばらつく
- ・自動送信なしでも、下書きや起票案だけで価値がある
問い合わせ・作業依頼受付
保守、施工、点検、修理などの依頼を整理し、案件化までの手作業を減らします。
AI社員が作るもの
- ・依頼要約
- ・不足情報
- ・確認メール案
- ・案件起票案
担当者が確認すること
- ・返信文面
- ・起票内容
- ・例外や緊急対応
- ・担当者の割り当て
初期スコープ例
入力: 問い合わせメールまたはフォーム / 出力: 案件起票案、確認メール下書き / 初期には行わないこと: 自動手配、自動送信、自動日程確定
見積依頼・注文書の確認
見積依頼や注文書の内容を整理し、不足情報の確認、登録下書き、返信下書きまでを作ります。
よくある状況
- ・見積依頼や注文書がメール・PDFで届く
- ・商品・数量・納期の確認に時間がかかる
- ・転記や確認メール作成が残る
AI社員が作るもの
- ・商品・数量・納期の整理
- ・不足情報チェック
- ・確認メール案
- ・登録下書き
担当者が確認すること
- ・商品・数量・納期
- ・顧客別条件
- ・登録内容
- ・返信文面
初期スコープ例
入力: 見積依頼メールまたは注文書PDF / 出力: 確認メール下書き、登録下書き / 初期には行わないこと: 価格判断、自動見積確定、基幹システムへの自動確定登録
営業事務・問い合わせ対応
顧客からの問い合わせ、資料送付依頼、申込確認、CRM更新などを整理します。
よくある状況
- ・問い合わせが担当者ごとに散らばる
- ・返信下書きや資料送付に時間がかかる
- ・CRM更新が後回しになる
AI社員が作るもの
- ・問い合わせ分類
- ・顧客情報整理
- ・返信下書き
- ・CRM更新案
担当者が確認すること
- ・返信内容
- ・顧客情報
- ・CRM更新内容
- ・例外対応の有無
初期スコープ例
入力: 問い合わせメール / 出力: 返信下書き、CRM更新案 / 初期には行わないこと: 自動返信、自動商談化、自動判断
拠点・店舗からの依頼受付
店舗や拠点から本部に届く修繕依頼、備品依頼、報告、確認事項を整理します。
よくある状況
- ・拠点ごとに依頼の書き方が違う
- ・修繕・備品・報告が同じ窓口に集まる
- ・分類と確認に追われる
AI社員が作るもの
- ・依頼分類
- ・拠点別一覧
- ・不足情報
- ・振り分け案
- ・台帳更新案
担当者が確認すること
- ・優先度
- ・担当者
- ・例外対応の有無
- ・台帳更新内容
初期スコープ例
入力: 拠点からのフォームまたはメール / 出力: 依頼一覧、振り分け案、台帳更新案 / 初期には行わないこと: 自動発注、自動承認、労務判断
記載以外の業務も相談できます。
ここで紹介している業務は一例です。メール、フォーム、PDF、Excel、台帳、CRMなどを見ながら、受付・確認・分類・転記・下書き・起票を行っている業務であれば、業種を問わず初期候補になります。対象業務が決まっていない場合も、まずは毎日発生している事務処理を確認し、AI社員化しやすい1業務を一緒に整理します。
初期導入でAIに直接任せないこと
以下は、責任やリスクが大きいため、初期導入ではAI社員に直接任せません。ただし、その前後にある情報整理、確認事項の洗い出し、下書き作成、起票案作成は対象にできる場合があります。
- ・採用の合否判断
- ・与信判断
- ・契約条件の判断
- ・医療・法律・税務などの専門判断
- ・金銭処理の自動実行
- ・顧客への完全自動送信
- ・基幹システムへの自動確定登録
自社に近い業務があるか相談する。
対象業務が決まっていなくても問題ありません。毎日発生している受付・確認・記録の業務を確認し、AI社員化しやすい1業務を一緒に整理します。