一般的な業務の流れ
メール、電話、FAX、フォームで依頼を受け、担当者が内容を確認してExcelやメモに記録している。
対応業務
受付・確認・記録が多い業務から始める。
最初から広範囲を変えるのではなく、毎日発生し、確認漏れや滞留が起きやすい1つの業務から始めます。
設備の点検・修理・保守に伴う情報を、人が確認しやすい管理表、下書き、チェックリスト、月次確認用の集計に整えます。
対象にしやすい業務
依頼受付
見積前確認
作業報告
台帳・履歴
請求前確認
まずは、受付・確認・記録が多い業務から。
改善しやすい業務の見つけ方
毎日発生していて、確認や転記に時間がかかっている業務から見ると、改善の入口が見つかりやすくなります。
改善しやすい条件
- ・メール、電話メモ、FAX、紙、Excel、PDFに情報が分かれている
- ・見積、報告、請求前確認に毎回時間がかかる
- ・設備情報や保守履歴が担当者の記憶に依存している
- ・顧客連絡前に、確認事項・不足情報・下書きを整えたい
依頼受付
依頼受付・一次整理
修理依頼、点検依頼、保守依頼を受けたあと、確認すべき内容を追いやすい状態に整えます。
手間がかかるところ
設備名、設置場所、症状、希望日などの不足確認や、担当者への共有、進捗更新が都度発生しやすい。
整備する内容
案件受付表、不足情報チェック、確認事項リスト、担当者共有用テンプレートを整えます。
見積前確認
見積前確認・見積管理
見積前に確認する情報と、未提出・保留中の案件を追いやすくします。
一般的な業務の流れ
見積依頼の内容を確認し、過去資料、仕様、現地情報、部品情報を見ながら担当者が見積準備を進めている。
手間がかかるところ
必要情報の洗い出し、前回履歴の確認、未提出・保留案件の棚卸し、顧客への追加確認に時間がかかりやすい。
整備する内容
見積管理表、見積前チェック項目、不足情報リスト、確認依頼文の下書きを整えます。
作業報告
作業報告・点検報告
作業メモ、写真、点検票をもとに、報告書作成に必要な情報をまとめます。
一般的な業務の流れ
現場メモ、写真、点検票をもとに、担当者や事務側で報告書を作成している。
手間がかかるところ
写真の選定、作業内容の表現、次回確認事項の整理、担当者ごとの書き方のばらつきが残りやすい。
整備する内容
報告書テンプレート、作業メモ整理、顧客向け説明文の下書き、次回確認事項リストを整えます。
請求前確認
請求前確認
作業済み・報告済み・見積済みの案件から、請求前に確認すべきものを追いやすくします。
一般的な業務の流れ
作業報告、見積、請求管理表を見ながら、請求対象や未請求の有無を確認している。
手間がかかるところ
追加作業、部品交換、契約範囲、報告済み・見積済み・請求済みの突合せが月末や締日前に集中しやすい。
整備する内容
請求前チェック表、未請求候補リスト、確認待ちリスト、月次確認用の集計項目を整えます。
台帳・履歴・更新管理も対応できます。
依頼受付や見積、報告、請求前確認とあわせて、設備台帳、保守履歴、更新提案候補も整理できます。
設備台帳・保守履歴
設備名、型番、設置場所、点検履歴、交換履歴を整理します。
更新提案・保守契約管理
設備年式、故障履歴、保守契約、交換履歴から、更新提案候補を整理します。
自社に近い業務があるか相談する。
対象業務がまだ決まっていなくても問題ありません。毎日発生している確認・転記・報告の流れを見ながら、改善しやすい1業務を一緒に整理します。